Firma jako dobře naolejovaný stroj? Ani omylem

Asi jste ten obrat taky slyšeli: Firma má fungovat jako dobře naolejovaný stroj. A proč by ne? Skládá se sice z lidí (modré tečky), ale ti lidé jsou propojeni přes organizační strukturu (černé čáry) a procesy (zelené čáry). Tím určujeme tok práce firmou přes různá oddělení – realizaci, testování, kontrolu kvality, řízení… Zdá se logické, že pokud máme nějaký strategický záměr, tak zkrátka posílíme nějaké kompetence v těch modrých bodech, poladíme pár procesů, a stroj je jako nový, nebo ještě lepší.

Jenže tak to nefunguje. Firma je totiž víc, než jen lidi a tok práce. Je plná dalších komunikačních linek (oranžové čáry), které nemůžeme zanedbat, ač bychom chtěli sebevíc. Zamyslete se. Kolikrát jste byli svědky toho, že drby ovlivnily rozhodování ve firmě? Jak velký vliv mají porady – nejen formální, ale i neformální. A co spontánní rozhovory, tajné dohody, veřejné tajné dohody, zvyky, historické křivdy a závazky… To všechno teprve určuje, co se ve firmě děje. Ta oranžová vlákna způsobují, že nemůžeme ve firmě do něčeho jen tak zasáhnout nebo vyměnit jednu část za jinou a spolehnout se, že to bude fungovat dle očekávání.

Ta na pohled chaotická oranžová vlákna dělají z firmy něco, čemu odborně říkáme komplexní systém. Co to je? Příklady komplexních systémů jsou třeba ekosystém na planetě, lidský mozek, internet nebo velké jazykové modely (jako třeba ChatGPT). Není náhodou, že ve všech těchto oblastech vidíme v posledních letech takový pokrok.

Komplexní systém, jak ho chápe moderní věda, můžeme poznat podle tří hlavních znaků. A firma splňuje každý z nich:

1. Skládá se z prvků propojených vazbami, na kterých probíhají interakce

Zvířata a rostliny v ekosystému se vztahy predátor-kořist či různými symbiózami. Neurony v mozku propojené synapsemi, které přenáší elektrické impulzy. Jednotlivé počítače připojené k internetu, kudy proudí data. A konečně lidé ve firmě mající mezi sebou vztahy, komunikující při setkáních a předávající si práci v rámci procesů.

2. Vyvíjí se evolucí

Ne, nemám na mysli tu řadu se shrbenou opicí, co se narovnává, až je z ní člověk, a pak se zase hrbí u počítače. Mám na mysli evoluci, kterou jsem pro firemní prostředí popsal v předchozím článku.

Třeba na příkladu internetu si to můžete představit takto: Objeví se nová věc – technologie streamování videí. Interaguje s prostředím a buď zůstane, nebo zanikne – budou mít lidi dost rychlý internet? Začnou to weby používat? Nebudou lidi preferovat klasické stahování? Pokud nová věc zůstane, stává se součástí prostředí, tedy našeho systému, a tím ho změní. Streamování videí zůstalo, a tak jakákoliv další inovace v oblasti videí zkrátka musí pracovat s tím, že lidé rádi streamují.

3. Projevuje emergentní chování

Skoro neznámé slovo. A přesto asi nejzajímavější vlastnost komplexních systémů. Co to je? Jde o chování celého systému, které se objeví, až když se jednotlivé prvky systému spojí, ale před tím se prakticky nedá předpovědět. Podívejme se na příklady:

• I když známe roli nějakého živočišného druhu, těžko se dá předpovídat, jaké důsledky bude mít jeho vyhynutí.
• I když v zásadě víme, jak fungují neurony a synapse, nedokážeme to propojit s existencí vědomí, úrovní kognitivních schopností nebo fungováním paměti, což jsou emergentní vlastnosti mozku.
• I když je technicky jasné, jak je propojený internet, rozvoj on-line ekonomiky se nedal jednoznačně předvídat.
• I když se algoritmy ChatuGPT dají vysledovat hluboko do 20. století, nikdo nemohl vědět, jak budou úspěšné, jakmile to úroveň techniky dovolí skutečně všechno propojit dohromady a vytrénovat.

Příkladem emergencí u firmy jsou

• inovace (dopředu nikdo neví, jak budou vypadat),
• reputace firmy,
• rezistence lidí ke změně,
• schopnost kolektivně řešit problémy,
• firemní kultura jako celek,
• to, jestli a jak se podaří změna…

Nic z toho se nedá předvídat jen tím, že sebelépe známe jednotlivé lidi. Vždy jde o to, jak zafungují, až se dají dohromady. Včetně vedoucích, manažerů či majitelů firem.

Řadu emergencí určitě znáte zblízka. Když si domluvíte nové fungování na poradách, a do měsíce vše sklouzne zpátky. Když vylepšujete proces, a nakonec je to horší než dřív. Když na někoho delegujete oblast, a ono to začne fungovat líp než pod vámi.

Firma nemůže fungovat jako dobře naolejovaný stroj, protože to není stroj.

Je to komplexní systém, který se neustále vyvíjí a adaptuje. Sice to nezní tak sexy, ale zase je to pravda.

To je pro lídry skoro nefér

Možná jste si toho už všimli. Ten seznam emergentních jevů – inovace, reputace, rezistence ke změně, schopnost řešit problémy, firemní kultura, přijímání změn – zahrnuje téměř všechno, co nám často nedá spát. A i když jste termín „emergentní vlastnosti“ možná nikdy neslyšeli, ve skutečnosti popisuje většinu oblastí, za které jsou majitelé a manažeři odpovědní. Tedy vlastnosti a chování firmy, které se objeví teprve tehdy, když lidé spolupracují – a které je předem téměř nemožné předpovědět.

Emergentní vlastnosti se z povahy věci těžko dají změnit pouhým ovlivňováním jednotlivců. A to je trochu nefér, protože práce s jednotlivci je právě to, na co se lídři obvykle nejvíce soustředí. Znamená to, že nemůžeme udělat nic? Rozhodně ne. Dá se udělat spousta věcí, jen to není tak jednoduché, jak by se mohlo zdát. Rezistenci ke změně, ochotu řešit problémy, firemní kulturu nebo přijetí změny skoro jistě nezlepšíme tím, že promluvíme Jardovi do duše, namotivujeme Marii nebo začneme mentorovat Michala. Emergentní vlastnosti totiž vycházejí z dynamiky celé skupiny – a právě tam je můžeme nejefektivněji ovlivnit.

Těšte se na další pokračování. Podíváme se na to blíž.

Jak se komplexita projevuje u vás? Zažili jste někdy nečekané důsledky změn?