Jak se neztratit v rozhodování aneb „Udržuj si nadhled, ať nezabloudíš“

Vítejte v newsletteru Firm (r)Evolution. Přihlaste se k odběru a ponořte se do hlubokých vod řízené (r)evoluce – způsobu, jak efektivně rozvíjet firmu vycházející z teorie komplexních systémů.

Schyluje se ke změně toku procesu. Je jednohlasně prezentováno, že nově má procházet přes dvě divize místo původních čtyř. Zvýší se tím rychlost schvalování a sníží administrativní zatížení ve firmě.

Pak dojde na lámání chleba. A když se projektový tým má shodnout na finálním doporučení, členové týmu z jedné z nadbytečných divizí zařadí zpátečku: „Podle nás je vlastně jedno, jak to bude. Jestli se ukáže, že je to pro zákazníka lepší, tak klidně, ale my v tom ten přínos prostě nevidíme.“ Původní dojem shody mizí.

Po pár týdnech přešlapování na místě tým doporučuje zatím nechat proces procházet přes všechny čtyři divize…

Odkud se takové zvraty berou?

Ono se lehko řekne, že se budeme rozhodovat objektivně, podle kritérií apod. Jenže to stojí čas, a co víc – námahu. Do toho jsou lidé denodenně bombardováni dalšími urgentní úkoly, tlak neustává… A tak se není co divit, že si firma jako celek hledá jednodušší cesty. Zástupné mechanismy, které mají z podstatou rozhodnutí pramálo společného.

Představte si, že se lidé rozhodují, jestli provést či neprovést nějakou změnu. Část je pro, část proti. Mluví o tom a snaží se vzájemně přesvědčit. Uvažte tři nejčastější vzorce vývoje názorů ve skupině:

Protlačování vlastního přesvědčení

Zjednodušeně si to můžeme představit tak, že čím déle si lidé něco myslí, tím menší je šance, že změní názor. Není těžké domyslet, že to fakticky vede k právu silnějšího. Který názor ve firmě prosazují mocnější lidé, ten vítězí. Co má tento postup společného s hledáním nejlepšího řešení? Prakticky nic. Zdravá výměna argumentů zde vyklízí pole v prvních minutách.

„Demokratické“ hlasování

Vypadá to jako správná cesta. Vždyť demokracie je dobrá, ne? Pro vedení státu, ale ne firmy. Tímto způsobem vyhraje názor, která má zrovna teď většinu. Co může dávat smysl u celospolečenských problémů, to ve firemní realitě naráží do zdi praxe. Co má tento postup společného s hledáním nejlepšího řešení? Prakticky nic. Místo zkoumání argumentů slyšíte počítání hlasů.

„Vznešené“ ustupování

Tohle je ve firmách čím dál častěji přítomný fenomén. Lidé ustupují ze svých názorů z obavy, aby nebyli označeni za tvrdohlavce či asertivní sobce. Tedy ne proto, že by svůj názor opravdu změnili, protože jim to dává smysl, ale jen proto, že se potkali s několika lidmi, kteří mají názor opačný. Když si představíme, že by se tak chovali ve firmě všichni, dojdeme nevyhnutelně do patové situace, a to i kdyby na začátku bylo proti změně jen 10 % a pro 90 % (viz simulace na obrázku dole). Co to más společného s hledáním nejlepšího řešení? Prakticky nic.

Jak se dostat zpět k meritu věci?

Jaký rozhodovací mechanismus se uplatní zrovna ve vaší firmě, to je další podivný příklad její emergentní vlastnosti (více o nich najdete v minulém čísle našeho newsletteru). Projev evoluce. Podstatné je, že ať se ve firmě protlačuje, hlasuje, ustupuje či praktikuje jejich libovolná kombinace, nemá to nic společného s hledáním nejlepšího řešení, s argumentací a kritérii. Jde zkrátka o úsporu energie. Nelze se za to na nikoho zlobit. Je to přirozený důsledek práce skupiny lidí.

Lidé v denním víru operativy či hluboké práce rychle ztrácí odstup. A proto je zde třetí princip řízené evoluce: Udržuj si nadhled, ať nezabloudíš.

Někdo ve firmě zkrátka musí držet prapor a připomínat, proč se věci vlastně dělají a co je na nich důležité. Někdo musí připomenout, že nový proces má být jednodušší, má se zavést rychle a že se to právě neděje. Někdo musí vidět hranici, kdy v květnu sáhnout do cílů KPIs, i když byly schválené na rok – protože obchod sice skoro plní, ale kvůli skladbě zakázek ostatní nebudou mít práci. Někdo na sebe musí vzít tíhu rozhodnutí a firmě pomoct, když se samovolná evoluce vydá ohrožujícím směrem.

Abychom toho byli schopni, je paradoxně třeba trochu se stáhnout. Zůstat změně na blízku, ale mimo hlavní dění. Nebýt informováni o každém kroku. Nemít na vše silný názor. Nechat pracovat ostatní.

Vypadá to, jako zbavování se odpovědnosti? Opak je pravdou. Jen měníme odpovědnost za jednotlivé kroky v odpovědnost za celkový směr. Získáváme šanci ušetřit kolegům stovky hodin práce svojí včasnou intervencí.

Shrnutí

Když se z rozhodování vytratí podstata věci, je nutné zasáhnout – a proto je třeba si udržovat nadhled. To se netýká každého a vždy, protože bez hlubokého ponoru do detailu nic pořádného nelze vytvořit. Je proto rolí lídrů vidět věci v širších souvislostech. Nebo si najít někoho, kdo jim s tím pomůže, pokud se sami musí přímo zapojit.

Zkuste se zamyslet: Jak se rozhodování ve vaší firmě odvíjí? Jste spokojeni s tím, jak skupinová dynamika přispívá k efektivitě rozhodování?